7 ting du skal huske til et firmaarrangement i naturen

Annonce – sponsoreret indhold.

Et firmaarrangement i naturen lykkes, når du har styr på syv ting: sted og tilladelser, tørt ly, strøm og lys, indretning, mad og drikke, aktiviteter med plan B samt affald, skiltning og parkering. Naturen giver gode rammer for sommerfest, teambuilding eller firmaudflugt, men der er hverken tag, stikkontakter eller toiletter, medmindre du selv sørger for dem. Her er tjeklisten, bygget på de samme principper, som friluftsfolk bruger, når de planlægger en lejr.

Sted, tilladelser og ly: fundamentet for et firmaarrangement i naturen

1. Vælg sted og afklar tilladelser. Start med at finde ud af, hvem der ejer arealet. Skov, strand og naturområder kan være privat, kommunalt eller statsligt, og almindelig adgang betyder ikke automatisk, at du må afholde et arrangement for en større gruppe. Kontakt grundejeren eller kommunen i god tid, og spørg specifikt til bål, musik, teltopstilling og kørsel med køretøjer på arealet. På en campingplads aftaler du i stedet, hvilket område I kan bruge, og om andre gæster bliver berørt af larm. Besøg stedet på forhånd, og tjek underlag, skråninger, afstand til vand og mobildækning. Tænk også på, om dem med dårlig gangfunktion kan komme frem.
2. Sørg for ly og vejrsikring. Regn og blæst ødelægger hurtigere en dag i det fri end noget andet. Et solidt telt til firmaarrangement er derfor din vigtigste investering. Det giver et tørt samlingspunkt, hvor maden kan stå, talen kan holdes, og gæsterne kan søge ind, hvis det begynder at småregne. Et pop up telt eller foldetelt er hurtigt at slå op og tage ned, så det passer godt til steder, hvor du selv skal slæbe udstyret et stykke. Hos Ziwes findes teltene i størrelser fra 3×3 meter op til 4×8 meter, og tilbehør som sidevægge, halve sidevægge, sidevægge med vinduer, indgangsparti og bardisk gør det muligt at justere teltet efter vejret og stemningen. Tagrender kan lede regnvandet væk, hvis flere telte står side om side.

   Tænk i funktioner og ikke kun i antal gæster. Borde, buffet og bar fylder mere end stående gæster, så vælg hellere ét telt for stort end ét for småt. I terrænet gælder friluftsfolkenes gamle regel: sikring før alt andet. Brug ballastsække eller pløkke, og følg producentens anvisninger for vind. Hold sidevæggene på den side, vinden kommer fra, og luk dem, før det blæser op, ikke bagefter.

Strøm og belysning, når dagen går på hæld

3. Planlæg strøm og lys. Opgør, hvad der faktisk skal bruge strøm: musikanlæg, kaffemaskine, køl, varmeplader, belysning og evt. projektor. Spørg stedet, om der findes strømudtag, og hvor mange ampere der er til rådighed. Mange tror fejlagtigt, at en forlængerledning løser alt. Brug kabler beregnet til udendørs brug, hold samlinger væk fra jorden og regnvand, og læg ledninger, så ingen snubler over dem. Lejer du et generator, skal den stå med god afstand til gæsterne og teltet. Det gælder af hensyn til støj, udstødning og brandfare.

   Lys bliver vigtigere, end man tror, især hvis en sommerfest strækker sig ind i aftenen. Lav tre lysniveauer: arbejdslys ved buffet og bar, stemningslys over siddeområder og et par lamper ved stier og toiletter. Ziwes tilbyder elektrisk lys som tilbehør til teltene, men batteridrevne lyskæder og lanterner er et godt supplement, hvis du ikke har fast strøm. Medbring ekstra batterier, og husk pandelamper til dem, der skal rydde op i mørket.

Borde, stole og indretning af området

4. Indret området i zoner. Del pladsen i ankomst, spisning, aktivitet og et roligt hjørne. Ankomstzonen har tilmelding, garderobe til jakker og drikkevarer, så folk ikke står i kø midt i spiseområdet. Spisezonen placerer du under tag, mens aktiviteterne får åbent område med plads til bevægelse. Et roligt hjørne med sækkestole eller bænke fungerer fint for dem, der gerne vil tale uden at skulle råbe over musikken.

   Underlaget afgør, hvilke møbler der fungerer. Klapborde og klapstole kan synke ned i blød jord eller græs, så brug evt. underlag, planker eller et gulv i teltet, hvis det regner. Placér borde, så der er gode gangarealer, især ved buffet og bar, hvor der naturligt opstår kø. Medbring duge, der kan holdes fast med klemmer, og tunge genstande, så de ikke flyver væk i vinden. Teltet kan desuden pyntes med logo, bannere og blomster, så det udstråler både professionalisme og hygge.

Mad og drikke, der kan klare udendørs forhold

5. Tilpas menuen til forholdene. Udendørs mad skal tåle at stå lidt, være nem at servere og ikke kræve køkkenfaciliteter. Grillmad, gryderetter, tapas og færdige madpakker er typiske løsninger. Planlæg køleplads til alt, der skal holdes koldt, og hold mayonnaise, fisk og kød adskilt fra solen. Fødevarestyrelsen har generelle råd om hygiejne og køling, og hvis en cateringfirma står for maden, så spørg til, hvad de selv medbringer af udstyr, vand og strøm.

   Husk vand til både drikke og håndvask, især hvis der ikke er toiletfaciliteter tæt på. Vælg flere alkoholfri alternativer og sørg for skygge, så drikkevarerne ikke bliver varme. En bardisk i teltet gør udskænkning mere overskuelig og holder flasker og glas samlet ét sted. Tag højde for kostbehov som allergier, vegetarer og veganere, og skilt tydeligt, hvad retterne indeholder. Til en kold dag er varm kaffe, te og suppe en lille gestus, der betyder meget.

Underholdning og aktiviteter med en plan B

6. Lav et program, der kan tåle vejret. Aktiviteter i naturen er ofte det, folk husker bedst: orienteringsløb, sanketur, stafet, kanotur eller konkurrence i grupper. Tilpas sværhedsgraden, så alle kan være med, uanset alder, form og erfaring. Hav en instruktør eller en tydelig ansvarlig for hver aktivitet, og lav klare rammer for tid, sikkerhed og pauser.

   Plan B er afgørende. Beslut på forhånd, hvad der flyttes ind under teltet, hvis det regner, og hvem der træffer beslutningen. Det kan være brætspil, quiz, musik eller smagsprøver. Ved aktiviteter ved vand skal der være redningsveste, og voksne skal kunne holde øje med gruppen hele tiden. Bed deltagerne om at tage praktisk tøj og fodtøj på, og send en besked et par dage før med vejrudsigt og pakkeliste.

Affald, skiltning og parkering

7. Få de praktiske detaljer på plads. Det er dem, gæsterne lægger mærke til, når de mangler:
   • Affald: Medbring tydeligt markerede sække eller containere til restaffald, flasker, dåser og madrester, og placér dem både ved buffet og i aktivitetsområdet. I naturen skal alt tages med hjem igen, så afsæt tid til oprydning, før I forlader stedet.
   • Skiltning: Sæt skilte op fra parkeringen til teltet, og markér toiletter, førstehjælp og aktiviteter. Gæster, der kommer fra byen, kender sjældent området.
   • Parkering: Afklar, hvor der må parkeres, og hvor mange biler der er plads til. Opfordr til samkørsel, og sørg for, at der er adgang for udrykningskøretøjer. Skal du selv transportere telte, borde og køleudstyr, kan Trailer eller levering – hvornår skal du hente selv? hjælpe dig med at vurdere, hvad der er mest praktisk.
   • Sikkerhed og toiletter: Ha et førstehjælpssæt, en oversigt med nødnumre og en ansvarlig, der kender den nærmeste vej til lægevagt eller skadestue. Tjek, om der er toiletter i nærheden, og leje flere, hvis der er mange gæster.

Typiske fejl ved et firmaarrangement i naturen

Den mest almindelige fejl er at undervurdere vejret og stole på, at det nok går. Uden tag og sikring ender maden med at blive våd, gæsterne søger væk, og stemningen forsvinder. Næstmest almindeligt er manglende afklaring med grundejeren, så arrangementet pludselig ikke må bruge bål eller musik. Mange glemmer også lys, vand og toiletter, og sætter teltet op for sent, så der ikke er tid til at teste ballast og vægge. Gå listen igennem dagen før, og lav en lille pakkeliste, så intet vigtigt står tilbage i bilen. Så får du et firmaarrangement, der virker professionelt, også når naturen byder på lidt af hvert.